第一章 总则
第一条 为规范我院学生个人档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，特制定本规定。
第二条 本规定所称的学生档案是指在我院接受普通高等学历教育的高职学生的个人档案，内容包括学生在各学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表格，奖惩材料，党、团组织材料等。
第三条 按照集中统一管理档案的原则，我院的学生档案由学生工作处档案室进行集中保管；各有关系部指定专人负责有关学生档案的管理工作，协助学生工作处档案室进行在校学生档案的管理。
第二章 学生档案的收集归档
第四条 新生的个人档案，由学生原所在学校通过机要转递或由学生本人自带的方式，由学生现所属系部统一收集齐全后，按照有关要求，及时移交到学生工作处档案室进行集中保管。
第五条 新生档案移交之前，各系部应按照学生工作处档案室的要求，填写新生档案袋，对学生档案按照学号顺序进行清点，打印学生名单，移交档案清册，履行移交手续。
第六条 新生档案移交归档后，由学生工作处档案室进行整理，逐一排序入柜。
第七条 在校学生需要归档保存的各种奖惩、学籍变动、党团组织材料和表格，由各有关部门、系部负责学生档案管理的人员按学年进行收集，并按规定时间以部门为单位送至学生工作处档案室，及时存入学生的个人档案袋。
第三章 归档的质量要求
第八条 手工书写应用不褪色的黑色、蓝黑色墨水，字迹要求工整清晰。涉及学生成绩、处分、奖励等重要内容确实需要更改的，在更改处签上经手人的姓名并加盖公章。
第九条 毕业生登记表中的照片要用原件，不可复印。
第十条 毕业生登记表中毕业审查的栏目中，要填写系部毕业审查意见和学院意见并盖章。
第四章 毕业生档案的转递、保存和托管
第十一条 应届毕业生的个人档案，由学生工作处档案室将学生毕业前形成的各类材料（成绩、毕业生登记表、体检表等）汇总，放入个人档案袋，按照各系部及招生就业指导中心提供的就业派遣方案，通过机要途径寄至毕业生被派遣单位。
第十二条 考取本科生的应届毕业生如需转递个人档案，应出具所考取院校的调档证明，由学生工作处档案室通过机要途径统一处理。
第十三条 学生毕业时可根据自己的就业情况确定档案是否留在学校保管。将档案保管在学校的学生须到学生工作处和招生就业指导中心办理档案托管有关手续。
档案可放在学院免费保管两年。
第十四条 在档案托管期间的调档方法：
1．调回生源地凭本人身份证和毕业证即可到学生工作处办理；
2．调往工作单位需提供单位调档函或签约协议书方可办理；
3.调往其他人才交流服务中心凭该人才交流服务中心调档函办理。
4．考取其他学校的学生凭考生入学调档函办理。
第十五条 学生毕业后，如需查询其个人档案的处理情况，可持单位介绍信或能证明是我院毕业生的有效身份证明，到学生工作处档案室进行查询。
第五章 学生档案的补办
第十六条 本校历届毕业生的个人档案如需补办，必须持个人补办申请 （说明就读和毕业的具体情况）、所在单位出具的档案遗失证明、原所在系部的证明材料和由学院档案部门提供的学籍证明，经核实毕业证书，可补发毕业生登记表。
第六章 学生档案的查阅
第十七条 学生不得擅自查阅档案，查阅档案必须持有关部门的证明、介绍信方可查阅。
第十八条 查阅者要做好保密工作，不得将档案内容向无关人员传播，未经允许不得转抄或复印。
第十九条 爱护档案材料，不能在材料上擅自涂改、勾画、添加批语。
第二十条 翻阅两人以上档案时，须严格分别放置，以防错装、漏装。
第七章 附则
第二十一条 本规定自公布之日起执行。
第二十二条 本规定由学生工作部（处）负责解释。
